بيانات هامة عن مكتب تنسيق القبول بالجامعات والمعاهد

· مكتب التنسيق هو الجهة المختصة قانوناً بقبول أوراق الطلاب المصريين الحاصلين على الشهادات المختلفة وترشيحهم للجامعات الحكومية والمعاهد العالية والمتوسطة.

· ويقوم المكتب بأداء مهامه بتوزيع الطلاب على الكليات والمعاهد المختلفة، وذلك فى حدود النسب والأعداد المقررة، وفى ضوء الضوابط والشروط والقواعد التى يختص المجلس الأعلى للجامعات بمسئولية إصدارها، وينفذها مكتب التنسيق.

·  مكتب التنسيق تابع إدارياً للإدارة المركزية لتنسيق القبول للتعليم العالى، بقطاع التعليم بوزارة التعليم العالي.

· ويقع المقر الإداري الدائم للمكتب بـ 3 شارع بن كثير، أمام مديرية أمن الجيزة، بجوار السفارة السعودية، ويتم التعامل مع الطلاب بهذا العنوان خلال الفترة من بداية شهر أكتوبر من كل عام حتى نهاية شهر يونيو من العام التالي.

· أما خلال الفترة الصيفية لأعمال مكتب التنسيق، وهى الفترة التي يتم فيها صرف واستلام الأوراق من الطلاب، ينتقل المكتب إلى المدينة الجامعية للطلاب بجامعة القاهرة، وذلك خلال الفترة من بداية من أول شهر يوليو حتى نهاية شهر سبتمبر من كل عام.

· ويقوم مكتب التنسيق بفتح فروع مؤقتة له ببعض المحافظات، لخدمة الطلاب من الحاصلين على الشهادات المختلفة، وذلك خلال فترات محددة يتم الإعلان عنها، ثم ينتهي دور هذه الفروع بنهاية هذه الفترات وبانتهاء الغرض الذي تم فتحها من أجله، ثم يكون تعامل الطلاب بعدها من خلال الفرع الرئيسي بالقاهرة فقط. 

 

المراحل الرئيسية والخطوات التفصيلية، لقبول وترشيح الطلاب الحاصلين على الشهادات المعادلة(العربية والأجنبية)

هناك عدد من الخطوات الرئيسية الهامة التى يجب على الطلاب إتباعها خلال تعاملهم مع مكتب التنسيق وذلك حتى يمكنهم إتمام عملية التنسيق بطريقة ميسرة وبأقل حد من الأخطاء، وتبدأ هذه الخطوات بصرف الأوراق ودليل القبول، وتنتهي بتسليم الأوراق ومراجعتها وإعلان نتائج الترشيحات النهائية وإرسال الملفات للجامعات المختلفة، وذلك وفقاً للترتيب التالي:-

أولا: صرف الأوراق للطلاب:

1- الأوراق التي يتم صرفها للطلاب:

سيقوم مكتب التنسيق بصرف مظروف به دليل القبول متضمنا طلب الالتحاق(أول ورقة بالدليل)، ودليل المعاهد الخاصة، بالإضافة للرقم السري الذي سيقوم الطالب بأستخدامه فى تسجيل رغباته على الإنترنت وذلك وفقاً لما سيتم بيانه بعد.

2- أماكن الصرف:

سيقوم مكتب التنسيق، بصرف الأوراق من خلال مقره بالقاهرة وفرعية بمدينتي الإسكندرية وأسيوط، وذلك بالعناوين التالية:

- المكتب الرئيسي بالقاهرة: ومقره المدينة الجامعية للطلاب بجامعة القاهرة– بمنطقة بين السرايات بالجيزة.

- فرع الإسكندرية: ومقره بمجمع الكليات بالشاطبى –  مبنى كلية الحقوق.

- فرع أسيوط: ومقره مبنى إدارة جامعة أسيوط القديم بالوليدية.

ويمكن للطالب صرف وتسليم الأوراق بأي فرع من هذه الفروع الثلاث،طبقاً لرغبته، ومدى قرب هذا الفرع من عنوان سكنه.

3- مواعيد صرف الأوراق:

سيكون صرف الأوراق للطلاب في المواعيد التي تحدد لذلك طبقاً للبيان الصحفى الذي يصدر عن مكتب التنسيق بهذا الشأن، وذلك يوميا من الساعه التاسعة صباحاً حتى الساعة الثالثة مساءً، طوال فترة صرف الأوراق بما في ذلك أيام الجمع والعطلات الرسمية.

4- طريقة صرف الأوراق:

سيخصص مكتب التنسيق في مقره الرئيسي وفرعيه بالإسكندرية وأسيوط لجان (نوافذ) لصرف أوراق الشهادات المعادلة موزعة وفقا للدولة الحاصل منها الطالب على الشهادة وعلى كل طالب أن يلتزم باللجنة المخصصة (النافذة) دون غيرها مع مراعاة أن هناك مظاريف خاصة للشهادات المعادلة(علمي- أدبي).

نياً: تسجيل الرغبات على شبكة الإنترنت

بعد قيام الطالب بصرف الأوراق، يجب عليه تسجيل رغباته وأيضاً المواد التى درسها والدرجات الحاصل عليها، وذلك على موقع التنسيق الإلكترونى بواسطة الرقم السرى الذى تم صرفه مع الأوراق، من خلال العنوانين التاليين:-

  www.tansik.egypt.gov.eg

      www.egypt.gov.eg

يجب على الطالب طباعة رغباته ومجموعة المواد التى درسها والتى قام بتسجيلها على الموقع ثم عليه أستكمال باقى الأوراق والذهاب مرة أخري لمكتب التنسيق لتسليم الأوارق طبقاً للمواعيد التى يحددها ويعلنها مكتب التنسيق،ولمزيد من المعلومات عن خدمة التنسيق الإلكتروني يمكن للطالب مراجعة ما ورد بهذا الدليل فى الفصل الثاني تحت عنوان(معلومات وإرشادات عن خدمة التنسيق الإلكتروني)

ثالثاً: ملء البيانات واستكمال الأوراق:

بعد صرف الأوراق يجيب على كل طالب ملء الأوراق التي صرفها من مكتب التنسيق وذلك بكتابة بياناته على المظروف الخاص به وأستيفاء البيانات الواردة بطلب الألتحاق، ثم يجب عليه إستكمال الأوراق المطلوبة وذلك كما يلي:

الأوراق المطلوب التقدم بها:

·   أوراق مطلوبة من جميع الطلاب المتقدمين (شهادات عربية أو أجنبية):

1- شهادة النجاح الأصلية"مستوفاة جميع التصديقات"، ولا يقبل صورة ولا صورة طبق الأصل منها، بأي حال من الأحوال.

2- طلب الالتحاق (استمارة555 تنسيق"أول ورقة بدليل الطالب").       

3- شهادة الميلاد المصرية.

4- المستند الذي يفيد الإقامة الشرعية(قانونية وفعلية) للطالب وولي أمره من البلد الحاصل  منها الطالب على الشهادة الثانوية خارج جمهورية مصر العربية، وذلك خلال مدة الدراسة التي تمنح الشهادة الثانوية على أساسها ويحسب منها المجموع الاعتباري لدرجات الطالب، من خلال تقديم إقامة فعلية موثقة من المستشار الثقافي المصري أو من السفارة المصرية بالدولة المانحة، أو جواز سفر موضحاً بها تواريخ الدخول والخروج خلال فترة الدراسة، أو شهادة تحركات موضحاً بها تواريخ الدخول والخروج.

5- نسخة مطبوعة من ترتيب الرغبات، والمواد التي درسها الطالب، وجميع البيانات التي قام بتسجيلها على شبكة الإنترنت.

6- بطاقة التسجيل اليدوية التي تم صرفها مع الملف بعد ملئها.

·   أوراق إضافية خاصة بالطلاب الحاصلين على الشهادات المعادلة العربية:

·   الطلاب الحاصلين على الثانوية السعودية، يجب عليهم تقديم شهادات الثانوية السعودية مستوفاة جميع التصديقات، بالإضافة إلى شهادة القدرات مطبوعة من الإنترنت.

·   الطلاب الحاصلين على الثانوية البحرينية، يجب عليهم تقديم شهادات الصفوف الثلاث للمرحلة الثانوية أو شهادتي الصفين الثاني والثالث، والإفادة مستوفاة جميع التصديقات.

·   الطلاب الحاصلين على الثانوية اليمنية، يجب عليهم تقديم تسلسل دراسي أو شهادة الإعدادية وشهادات الصفوف الأول والثاني والثالث الثانوي ومستوفاة لجميع التصديقات.

·   أوراق إضافية خاصة بالطلاب للحاصلين على شهادات أجنبية:

·   بالنسبة لجميع الطلاب الحاصلين على شهادات أجنبية، عليهم تقديم تسلسل دراسي كامل يفيد إتمام الطالب اثنتي عشرة سنة دراسية بنجاح بداية من الصف الأول الابتدائي حتى حصوله على المؤهل(الشهادة الثانوية)، وأن يكون هذا التسلسل مستوفياً لجميع التصديقات المطلوبة، وفى حالة دراسة الطالب لشهادة الإعدادية المصرية يمكن أن يكتفي بها ويشترط مرور ثلاث سنوات بعدها، مع تقديم شهادات المرحلة الثانوية التى درسها الطالب، وذلك للإطلاع عليها.

· ملحوظة هامة: يتم اعتماد كافة الشهادات الثانوية المعادلة(العربية والأجنبية) من وزارة التربية والتعليم المصرية سواء الممنوحة من المدارس الدولية داخل جمهورية مصر العربية، أو الممنوحة من خارج جمهورية مصر العربية وصدرت قرارات وزارية بمعادلتها، وذلك بخاتم يشمل استيفاء الطالب لكافة متطلبات الحصول على مراحل التعليم قبل الجامعي وذلك قبل تقديم الأوراق لمكتب التنسيق.

·   أوراق إضافية خاصة بالطلاب للحاصلين على الدبلومة الأمريكية:

·  يجب على جميع هؤلاء الطلاب تقديم أصل المؤهل الدراسي(Transcript) لكل صف من الصفوف 10، 11، 12 على حده، ولا يعتد بالشهادات المجمعة للصفوف الثلاثة، إلا إذا كان الطالب قد درس الثلاث سنوات الثانوية فى نفس المدرسة، وعليهم أيضاً تقديم ما يفيد دراستهم لهذه الصفوف على النظام الأمريكي على أن تكون هذه الشهادات معتمدة من جهات الاعتماد الدولية المختصة والهيئات التعليمية الأمريكية المرخص لها اعتماد الشهادات التي تصدرها المدارس المختلفة.

·   بالنسبة للطلاب الحاصلين على الدبلومة من مصر أو أمريكا يجب عليهم  تصديق شهاداتهم  من المستشار الثقافي المصري بواشنطن.

· بالنسبة للطلاب للحاصلين علي الدبلومة من مدارس بأي دولة أخري(غير مصر وأمريكا)، عليهم تصديق شهادتهم من وزارة الخارجية بالدولة الحاصلين منها على الشهادة ثم توثيقها من السفارة  المصرية، مع ضرورة تقديم إفادة من الأميدايستAMIDEAST، بأن هذه المدارس معتمدة على النظام الأمريكي .

· تقديم أصل شهادة الـ(SAT.I)، وأيضاً((SAT.II"لمن أجتاز هذا الاختبار"، على أن يتم تصديق هذه الشهادات من الأميدايستAMIDEAST ، ثم توثيقها من الخارجية المصرية.

·   يجب تقديم أصل الدبلومة النهائية للإطلاع عليها وصورة منها تحفظ بملف الطالب.

· الطلاب الحاصلين على الدبلومة من مدارس داخل جمهورية مصر العربية، فى حالة دراستهم للصفين 10، 11 فى مدرسة غير المدرسة التى حصلوا منها على الصف 12،  عليهم إحضار أصل الشهادة الخاصة بكل من الصفين 10، 11 معتمدة من الإدارة التعليمية التابعة لها المدرسة، مع ضرورة إحضار خطاب من الإدارة التعليمية يفيد دراسته كل صف منهما على النظام الأمريكي، مع التأكيد على أنه لا يعتد بالشهادة المجمعة إلا لسنوات الدراسة التي درسها الطالب بالفعل فى نفس المدرسة.

· في حالة حصول الطالب على الشهادة الثانوية الأمريكية من مدارس بالولايات المتحدة الأمريكية يشترط أن تكون هذه المدرسة من احدي المدارس الحكومية أو الخاصة والمعتمدة من المؤسسات التعليمية بالولايات المتحدة الأمريكية، مع ضرورة اعتماد الشهادة الأصلية بمعرفة المكتب الثـقـافي المصري بواشنطن والتصديق عليها من الجهات المختصة، علي أن يكون موضحاً بالشهادة مفتاح الدرجات.

· علي الطلاب الحاصلين علي شهادة الثانوية الأمريكية من مدارس خارج جمهورية مصر العربية– عدا الولايات المتحدة الأمريكية-إحضار خطاب من مركز المصادر التعليمية الأمريكية بالقاهرة(اميدايست) يوضح جهة الاعتماد التعليمية الأمريكية التي تعتمد نتائج امتحانات وشهادات خريجي هذه المدارس(بما يفيد أن المدرسة معترف بها من هيئة المعادلات الأمريكية).

·   بالنسبة للطلاب للحاصلين على الثانوية الإنجليزية (I.G.C.S.E.& G.C.S.E):

· يجب أن يتقدم الطالب بنتائج خمس امتحانات على الأكثر من بين الامتحانات التي أداها في الثلاث سنوات الدراسية الأخيرة السابقة على التقدم لمكتب التنسيق، ويتم فقط قبول أصول الشهادات، مصدقة من المجلس الثقافي البريطاني والخارجية المصرية، ولا تقبل صور ولا صور طبق الأصل ولا تقبل التعهدات مطلقاً.

·   يجب تقديم شهادة تفيد أن المواد التي درسها على النظام الممتد(Extended)  وليس على النظام الـ(Core).

رابعاً: استلام الأوراق من الطلاب:

· بعد أن ينتهي الطالب من استكمال الأوراق المطلوبة على النحو المبين بعاليه، يجب عليه التوجه إلى مكتب التنسيق الرئيسي بالقاهرة أو أحد فرعيه بالإسكندرية وأسيوط،على العناوين التى تم بيانها من قبل، وذلك لتقديم أوراقه. 

· سيتم استلام الأوراق من الطلاب خلال مواعيد محددة يتم الإعلان عنها وذلك من خلال بيان صحفي سيتم إصداره ونشره بوسائل الإعلام المختلفة بهذا الشأن.

· وسيكون استلام الأوراق يوميا من الساعة التاسعة صباحاً حتى الثالثة بعد الظهر خلال الفترة التي حددها المكتب بما في ذلك أيام الجمع والعطلات الرسمية.

· سيتم استلام الأوراق من خلال اللجان المخصصة لهذه الشهادات وسيخصص المكتب في مقره الرئيسي وفرعيه بالإسكندرية وأسيوط لجان(نوافذ) لتسلم أوراق الشهادات المعادلة موزعة وفقا للدولة الحاصل منها الطالب على الشهادة.

· على كل طالب أن يلتزم بالتقدم عن طريق اللجنة(النافذة) المخصصة للشهادة الحاصل عليها دون غيرها، كما سيكون هناك لجان مخصصة لطلاب الثانوية السعودية(بنين) وأخرى لطالبات الثانوية السعودية(بنات) وعلى الطلاب والطالبات الالتزام باللجان المخصصة لهم، حيث سيتم تخصيص نسبة لكل منهما على حده عند الترشيح.

· لا تقبل الأوراق بالبريد بل يجب أن تقدم باليد، بواسطة الطالب أو ولي أمره أو أحد أقاربه، مع التأكيد على أن تكون الأوراق أصليه فقط.

·  ملحوظة هامة جداً: سيتم استلام الملفات من الطلاب بعد فحصها مبدئياً بواسطة لجان الاستلام، وسيتم إعطاء كل طالب إيصال بالاستلام، مع ضرورة العلم والتأكيد على أن المراجعة التى تتم على شباك لجنة تسليم الأوراق هي مجرد مراجعة مبدئية أولية، وأن استلام الأوراق من الطالب وإعطائه إيصال بالاستلام لا يعنى بأي حال من الأحوال أن ملف الطالب قد تم قبوله قبولاً نهائياً، أو أن الأوراق مكتملة، أو أن الطالب يستوفى الشروط والقواعد والمواد المطلوبة، وهذا الإيصال هو مجرد مستند يثبت فقط أن الطالب قد سلم أوراقه لمكتب التنسيق لفحصها ومراجعتها مراجعة نهائية دقيقة، وفى ضوء ذلك سيتم البت فى شأن قبول الطالب من عدمه، ويمكن أن يتم استدعاء الطالب لاستيفاء بعض التصديقات أو المستندات أو أي متطلبات أخري تتعلق بقبول الشهادة وفى حالة عدم قيام الطالب بذلك سيتم إيقاف ترشيحه وحذف أسمه من قوائم الطلاب المتقدمين وسيرد ملف أوراقه على عنوانه بالبريد دون أدنى مسئولية على المكتب.

خامساً: أعمال الفحص والمراجعة:

·   بعد استلام الأوراق من الطلاب كما هو مبين فى الخطوة السابقة، سيقوم مكتب التنسيق بتشكيل لجان متخصصة لفحص ومراجعة ملفات جميع الطلاب المتقدمين، وتهدف هذه  المراجعة إلى ما يلي:-

-     التأكد من تقدم الطالب بجميع الشهادات والمستندات والأوراق المطلوبة.

-     التحقق من استيفاء هذه الشهادات والمستندات للتصديقات والأختام الضرورية.

-     التأكد من استيفاء الطالب لشروط وقواعد القبول وللمواد المطلوبة.

-  التأكد من أن جميع الأوراق والشهادات التى تقدم بها الطالب أصلية وصحيحة، وفى حالة اكتشاف أن الطالب قد تقدم ببيانات غير صحيحة أو بمستندات مزورة أو أي شهادات قدمت على أنها أصلية ثم تم اكتشاف أنها مصورة على جهاز المسح الضوئي(الإسكانر)، سيتم إيقاف ترشيح الطالب فوراً وسيتم حذف أسمه نهائياً من قوائم الطلاب المتقدمين، وسيقوم مكتب التنسيق باتخاذ الإجراء القانوني المناسب حيال الطالب وولى أمره.

-     التأكد من أن جنسية الطالب مصرية حيث لا يتم قبول الطلاب غير المصريين عن طريق مكتب التنسيق.

-  التأكد من دقة جميع البيانات المسجلة سواء البيانات اليدوية أو التى قام الطالب بتسجيلها علي شبكة الإنترنت مثل البيانات الشخصية ومجموعة المواد التى درسها الطالب أو التقديرات والدرجات الحاصل عليها الطالب، ومدى مطابقتها لما هو وارد بالشهادات، وفى حالة اكتشاف أي اختلاف سيقوم مكتب التنسيق تلقائياً بتصحيح البيانات الخاطئة على قاعدة البيانات مباشرة دون الرجوع للطالب، الأمر الذي قد ينتج عنه اختلاف المجموع الاعتباري بعد التصحيح عن المجموع الاعتباري الذي ظهر للطالب عند تسجيله للبيانات على الموقع، وسيتم إبلاغ الطالب بذلك قبل الترشيح .

· ملحوظة هامة جداً: أعمال الفحص والمراجعة يمكن أن ينتج عنها، رفض أوراق الطالب، أو أن يتم الاتصال به لاستكمال بعض الأوراق أو استيفاء بعض التصديقات أو المواد أو أي شروط أو متطلبات أخرى تتعلق بقبول الشهادة، وفى حالة عدم قيام الطالب باستيفائها سيتم إيقاف ترشيحه وحذف أسمه من قوائم المتقدمين للتنسيق وسيتم رد الملف على عنوانه عن طريق البريد، دون أدني مسئولية على مكتب التنسيق.

إعلان نتيجة الترشيح:

بعد إنتهاء أعمال الفحص والمراجعة سيتم إعلان نتائج الترشيح من خلال موقع التنسيق الإلكترونى على شبكة الإنترنت.

ويمكن للطالب التعرف على الجهة التى تم ترشيحه إليها(الكلية أو المعهد) فور إعلان نتائج الترشيح رسميا، وذلك كما يلي:

1-   النتائج ستكون متاحة علي نفس الموقع الذي قمت بتقديم رغباتك عليه وكذلك الحد الأدني لكل شهادة. 

2-   يقوم الطالب بالدخول على موقع التنسيق الإلكتروني ثم يقوم بإدخال رقم الجلوس فيظهر له الجهة التى تم ترشيحه إليها.

3- يجب علي كل طالب طباعة بطاقة الترشيح، والتوجه بها إلى الكلية أو المعهد لإتمام إجراءات القيد، إلا إذا كان الطالب يرغب فى الاستفادة من التحويلات التي يتيحها مكتب التنسيق لتقليل اغتراب الطلاب.

 

* بطاقة الترشيح هي مجرد إخطار ولا تمثل مستند رسمي ولا يعتبر الترشيح نهائياً إلا بوصول الملف إلى الجهة التى تم ترشيح الطالب لها، وإتمام إجراءات القيد بها، لهذا فيجب على الطالب متابعة وصول الملف مع إدارة شئون الطلاب بالجهة المرشح إليها، وفى حالة عدم وصول الملف بعد مرور شهر على الأكثر من إعلان النتيجة، يجب على الطالب التوجه لمكتب التنسيق فوراً لاستبيان السبب، وفي حالة عدم قيامة بذلك فإن مسئولية أي تأخير تقع على الطالب نفسه.